Biuro rachunkowe to nie tylko miejsce, gdzie dochodzi do rozliczeń . Przechowuje się w nim także dokumenty. Z jednej strony powinny być one odpowiednio zabezpieczone przed zniszczeniem oraz działaniem szkodliwych czynników. Z drugiej jednak, dostęp do nich musi być łatwy i swobodny. Aby spełnić oba warunki należy sięgnąć po odpowiednie akcesoria biurowe.
Przechowywanie dokumentów – ogólne zasady
Archiwizacja dokumentów przez biuro rachunkowe to czynność, która została uregulowana prawnie. Materiały powinny być uporządkowane z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe, a także zgodnie z tym, jak prowadzone są księgi rachunkowe. Pracownicy biura są zobowiązani do tworzenia opisów zbiorów dokumentów inwentaryzacyjnych oraz dowodów księgowych. Miejscem przechowywania dokumentów powinna być siedziba firmy, jej oddział lub powiązania z nią nieruchomość.
Archiwizacja dokumentów – z czego warto skorzystać?
W archiwizacji dokumentów bardzo ważne jest korzystanie z akcesoriów biurowych, takich jak:
- OBWOLUTY. Dokumenty najlepiej jest umieszczać w obwolutach, czyli specjalnych koszulkach wykonanych z tworzywa sztucznego. Jest to najlepszy sposób na to, aby zabezpieczyć dokument przed zabrudzeniem i zniszczeniem.
- TECZKI BIUROWE. Poszczególne dokumenty umieszczać można w teczkach, które następnie można opisać i segregować. W biurach dużą popularnością cieszy się teczka przestrzenna, która mieści w sobie większą ilość dokumentów niż tradycyjna teczka papierowa. Ponieważ jest ona wykonana z tworzywa sztucznego, cechuje się także wyższą odpornością na działanie niekorzystnych czynników zewnętrznych.
- SEGREGATORY. Dokumenty w obwolutach można umieszczać nie tylko w teczkach, ale też w segregatorach. To praktyczne rozwiązanie zwłaszcza wtedy, kiedy ważny jest swobodny dostęp do dokumentów. Segregatory biurowe można podpisywać i umieszczać na półkach, co ułatwia orientację wśród dokumentacji.
- PUDŁA ARCHIWIZACYJNE. Innym sposobem na przechowywanie dokumentów są pudła archiwizacyjne wykonane z kartonu, które dostępne są w różnych rozmiarach i formach. W większych pudłach bez problemu umieszczać można segregatory.
Biura rachunkowe muszą być świetnie zorganizowane. Nie chodzi jedynie o ich komfort pracy. Prawidłowa archiwizacja dokumentów to obowiązek jakie nakłada na nieprawo. Nie obędzie się więc bez odpowiednich akcesoriów biurowych, które pomagają w organizowaniu dokumentacji i jej przechowywaniu. Najczęściej stosowane są takie przybory jak obwoluty, teczki biurowe, segregatory i pudła archiwizacyjne.
