Dieta pracownicza to temat, który budzi wiele pytań i wątpliwości, zwłaszcza w kontekście podróży służbowych. Jakie są zasady jej przyznawania, w jakiej wysokości jest wypłacana i jakie przepisy regulują te kwestie w 2026 roku?
Co to jest dieta pracownicza?
Dieta pracownicza to ryczałt pieniężny, którego celem jest pokrycie kosztów wyżywienia poniesionych przez pracownika podczas podróży służbowej. To nie jest dodatkowa premia ani dodatek do pensji, ale zwrot kosztów, które pojawiają się w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych poza miejscem zamieszkania. Zgodnie z Kodeksem pracy, podróż służbowa to wyjazd incydentalny, zlecony przez pracodawcę, poza stałe miejsce pracy, który powinien mieć charakter krótkoterminowy i być zakończony powrotem.
Podróż służbowa różni się od delegacji, która jest zmianą miejsca pracy na stałe lub półstałe. Przykładowo, jeśli pracownik budowlany jedzie na dwa dni do innego miasta, to jest to podróż służbowa. Natomiast trzy miesięczny pobyt w innym kraju w celu wykonywania pracy to już oddelegowanie. Co istotne, podczas oddelegowania również mogą wystąpić podróże służbowe, np. krótkie wyjazdy na spotkania biznesowe.
Kiedy przysługuje dieta pracownicza?
Dieta pracownicza nie przysługuje automatycznie każdemu pracownikowi w podróży. Muszą być spełnione określone warunki: podróż musi być zlecona przez pracodawcę, odbywać się poza miejscowością stałego wykonywania obowiązków oraz mieć charakter incydentalny. Pracownik musi rzeczywiście przebywać poza miejscem pracy, a przedsiębiorcy muszą prowadzić dokumentację podróży, np. w formie delegacji wewnętrznej.
W przypadku oddelegowania dieta przysługuje tylko za dodatkowe podróże służbowe wykonywane poza miejscem docelowego oddelegowania. Ważne jest również, aby dieta była wypłacana zgodnie z oficjalnymi zasadami, nie przekraczając ustalonych stawek, ponieważ tylko wtedy jest zwolniona z opodatkowania.
Ile wynosi dieta krajowa w 2026 roku?
W 2026 roku wysokość diety krajowej wynosi 45 zł za każdą dobę podróży służbowej. Stawka ta została określona w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej i nie uległa zmianie od 2023 roku. Dieta ma na celu pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, a także drobnych wydatków osobistych ponoszonych przez pracownika podczas podróży.
Pełna dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę podróży służbowej, co ma pokryć koszty wyżywienia oraz ewentualnych drobnych wydatków podczas krajowej podróży służbowej.
Stawka diety jest jednak pomniejszana, jeśli pracownik otrzymał bezpłatne posiłki. Śniadanie pomniejsza dietę o 25%, obiad o 50%, a kolacja również o 25%.
Jak obliczyć dietę krajową?
Obliczanie diety krajowej zależy od czasu trwania podróży. Jeżeli podróż trwa krócej niż 8 godzin, dieta nie przysługuje. W przypadku podróży trwającej od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety. Pełna dieta przysługuje za podróże trwające ponad 12 godzin. W przypadku podróży dłuższej niż doba, za każdą pełną dobę przysługuje pełna dieta, a za niepełną do 8 godzin – 50% diety, powyżej 8 godzin – pełna dieta.
Dieta zagraniczna – specyfika i zasady
W przypadku podróży zagranicznych dieta jest różnicowana w zależności od kraju docelowego. Przepisy określają wysokość diety zagranicznej na podstawie lokalnych realiów cenowych. Na przykład w Niemczech dieta wynosi 49 euro, we Francji 55 euro, a w USA 59 dolarów. Czas trwania podróży zagranicznej liczy się od momentu przekroczenia granicy Polski lub odprawy lotniskowej w przypadku lotu.
Podobnie jak w przypadku podróży krajowej, wysokość diety zagranicznej jest pomniejszana o wartość zapewnionych posiłków: śniadanie odejmuje 15% diety, obiad 30%, a kolacja również 30%. Jeśli zapewniono pełne wyżywienie, dieta zostaje pomniejszona do 25% wartości.
Ryczałty i inne koszty w podróży służbowej
Oprócz diety, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu oraz przejazdów. Jeśli pracownik nie przedstawi rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt w wysokości 150% diety krajowej, czyli 67,50 zł. Ryczałt za dojazdy komunikacją miejską wynosi 20% diety, czyli 9 zł. W przypadku podróży zagranicznych zwrot kosztów noclegu jest ograniczony do limitu określonego dla danego kraju.
Ważne jest, aby wszystkie wydatki związane z podróżą były udokumentowane, ponieważ tylko wtedy pracodawca ma obowiązek ich zwrotu. Dokumentacja może obejmować faktury, rachunki oraz bilety, które pracownik powinien dostarczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
Czy dieta jest opodatkowana?
Diety są zwolnione z podatku dochodowego pod warunkiem, że ich wysokość nie przekracza ustalonych stawek. W przypadku przekroczenia tej kwoty, nadwyżka jest opodatkowana i stanowi podstawę wymiaru składek ZUS. Dla pracodawcy dieta jest kosztem uzyskania przychodu, co oznacza, że może być zaliczona do kosztów prowadzenia działalności.
Ważne jest, aby wszystkie zasady związane z wypłatą diet były jasno określone w regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę, co zapobiega ewentualnym spornym kwestiom między pracownikiem a pracodawcą.
Podsumowanie
Dieta pracownicza to istotne świadczenie finansowe, które pomaga pracownikom pokryć dodatkowe koszty związane z podróżami służbowymi. Znajomość obowiązujących przepisów, zasad obliczania diet oraz dokumentowania wydatków jest kluczowa zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić sprawne rozliczanie delegacji.
Co warto zapamietać?:
- Dieta pracownicza w 2026 roku wynosi 45 zł za dobę podróży służbowej, co ma pokryć koszty wyżywienia i drobnych wydatków.
- Dieta przysługuje tylko w przypadku podróży zleconej przez pracodawcę, poza miejscowością stałego wykonywania obowiązków oraz o charakterze incydentalnym.
- Obliczanie diety: brak diety przy podróży krótszej niż 8 godzin, 50% diety za podróż od 8 do 12 godzin, pełna dieta powyżej 12 godzin.
- Dieta zagraniczna różni się w zależności od kraju (np. Niemcy – 49 euro, Francja – 55 euro, USA – 59 dolarów) i jest pomniejszana o wartość zapewnionych posiłków.
- Diety są zwolnione z podatku dochodowego, jeśli nie przekraczają ustalonych stawek; nadwyżka jest opodatkowana i stanowi podstawę wymiaru składek ZUS.
