W 2025 roku zasady rozliczania kilometrówki, czyli zwrotu kosztów za używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych, uległy zmianie. Zrozumienie tych zmian jest niezwykle ważne zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, aby uniknąć problemów podatkowych. Przedstawiamy przewodnik po obowiązujących stawkach i zasadach rozliczeń.
Co to jest kilometrówka?
Kilometrówka to popularne określenie rozliczenia kosztów związanych z używaniem prywatnego pojazdu do celów służbowych. W praktyce oznacza to, że pracownik, który używa swojego samochodu, motocykla lub motoroweru na potrzeby firmy, otrzymuje zwrot kosztów zgodnie z ustalonymi stawkami za każdy przejechany kilometr. Kluczowym elementem jest prowadzenie dokładnej ewidencji przebiegu pojazdu, która stanowi podstawę do obliczenia należnego zwrotu.
Kilometrówka nie obejmuje zwrotu rzeczywistych kosztów, takich jak paliwo czy naprawy, lecz opiera się na liczbie przejechanych kilometrów pomnożonej przez odpowiednią stawkę. Dzięki temu rozwiązaniu pracownik nie musi przedstawiać rachunków, a pracodawca może ująć te wydatki jako koszt uzyskania przychodu.
Ile wynosi stawka za kilometr w 2025 roku?
W 2025 roku stawki za kilometr przebiegu pojazdu są określone przez rozporządzenie Ministra Infrastruktury i zależą od rodzaju pojazdu oraz pojemności silnika. Dla samochodów osobowych obowiązują następujące stawki:
- 0,89 zł za kilometr dla pojazdów o pojemności silnika do 900 cm³,
- 1,15 zł za kilometr dla pojazdów o pojemności powyżej 900 cm³.
Motocykle mają stawkę 0,69 zł za kilometr, natomiast motorowery – 0,42 zł za kilometr. Wysokość tych stawek jest sztywno ustalona i nie zależy od rzeczywistych kosztów eksploatacji pojazdu, takich jak cena paliwa czy serwis.
Jakie wydatki można rozliczyć w ramach kilometrówki?
W ramach kilometrówki można rozliczyć tylko koszty eksploatacyjne związane z używaniem prywatnego pojazdu do celów służbowych, które są objęte ryczałtową stawką za każdy przejechany kilometr. Oznacza to, że nie rozlicza się poszczególnych wydatków na podstawie faktur czy rachunków, ale uznaje się, że stawka obejmuje m.in.:
- paliwo,
- oleje i płyny eksploatacyjne,
- zużycie opon,
- przeglądy i drobne naprawy,
- amortyzację pojazdu,
- ubezpieczenie,
- opłaty drogowe i parkingowe związane z trasą służbową.
Jak rozliczać kilometrówkę?
Aby prawidłowo rozliczyć kilometrówkę, pracownik musi prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu i przedstawić ją pracodawcy w celu uzyskania zwrotu kosztów. Kluczowym elementem rozliczenia jest wykazanie, że trasy były związane wyłącznie z obowiązkami służbowymi. Na podstawie ewidencji wylicza się łączną liczbę kilometrów przejechanych w danym miesiącu, a następnie mnoży się ją przez obowiązującą stawkę za 1 km, odpowiednią dla typu i pojemności silnika pojazdu.
Pracodawca, po zatwierdzeniu dokumentów, wypłaca pracownikowi należny zwrot. Warto pamiętać, że kilometrówka nie wymaga przedstawiania faktur za paliwo ani innych dokumentów potwierdzających koszty – wystarczające jest rzetelne prowadzenie ewidencji.
Ewidencja przebiegu pojazdu
Ewidencja przebiegu pojazdu to podstawowy dokument potwierdzający liczbę kilometrów przejechanych w celach służbowych, niezbędny do rozliczenia kilometrówki. Powinna zawierać:
- datę każdego wyjazdu,
- trasę (miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży),
- cel podróży,
- liczbę przejechanych kilometrów,
- podpis kierowcy.
W ewidencji warto także zamieścić numer rejestracyjny pojazdu i informacje o pojemności silnika, co ułatwia prawidłowe zastosowanie stawki za kilometr. Dokument ten musi być prowadzony na bieżąco i dokładnie, aby mógł służyć jako dowód dla pracodawcy oraz organów kontrolnych.
Kilometrówka a podatki
Zwrot kosztów w ramach kilometrówki dla pracownika nie jest traktowany jako przychód podlegający opodatkowaniu, o ile spełnione są określone warunki formalne. Przede wszystkim konieczne jest prowadzenie rzetelnej ewidencji przebiegu pojazdu oraz rozliczanie się według stawek określonych przez prawo. W takim przypadku zwrot jest neutralny podatkowo i nie powoduje obowiązku odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy ani składek na ubezpieczenia społeczne.
Jednak gdy pracodawca wypłaca kwoty wyższe niż ustalone stawki lub nie wymaga dokumentacji potwierdzającej przebieg, nadwyżka może być traktowana jako przychód pracownika i podlegać opodatkowaniu. Dlatego ważne jest, aby rozliczenia kilometrówki były przeprowadzane zgodnie z obowiązującymi przepisami, co pozwala uniknąć dodatkowych zobowiązań podatkowych.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu kilometrówki
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu kilometrówki wynikają głównie z nieprawidłowego prowadzenia ewidencji oraz nieznajomości obowiązujących przepisów. Często spotyka się brak szczegółowego opisu trasy, co utrudnia udowodnienie celów służbowych przejazdu. Innym problemem jest niedokładne lub nieregularne wpisywanie dat i przebiegów, co prowadzi do rozbieżności w dokumentacji.
Pracownicy zdarza się również mylnie rozliczać trasy prywatne jako służbowe lub pomijać konieczność podpisu kierowcy na ewidencji.
Nierzadko pojawiają się też sytuacje, w których stawka kilometrówki jest nieprawidłowo dobrana do pojemności silnika pojazdu. Te błędy mogą skutkować odmową zwrotu kosztów lub problemami podczas kontroli podatkowej.
Kilometrówka a ryczałt za używanie prywatnego auta
Kilometrówka i ryczałt za używanie prywatnego auta to dwa różne sposoby rozliczania kosztów związanych z eksploatacją pojazdu wykorzystywanego do celów służbowych. Kilometrówka opiera się na prowadzeniu szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu oraz zwrocie kosztów według stawek ustalonych przez przepisy prawa. Dzięki temu pracownik otrzymuje zwrot proporcjonalny do faktycznie przejechanych kilometrów.
Z kolei ryczałt to ustalona z góry, stała kwota, którą pracodawca wypłaca pracownikowi niezależnie od liczby przejechanych kilometrów. Ten sposób jest prostszy w rozliczeniu, ponieważ nie wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu, ale może być mniej korzystny dla osób, które często używają prywatnego auta do obowiązków służbowych.
W praktyce wybór między kilometrówką a ryczałtem zależy od indywidualnych warunków, polityki firmy oraz częstotliwości i charakteru korzystania z auta w pracy.
Co warto zapamietać?:
- W 2025 roku stawki za kilometr przebiegu pojazdu wynoszą: 0,89 zł (do 900 cm³), 1,15 zł (powyżej 900 cm³), 0,69 zł (motocykle), 0,42 zł (motorowery).
- Kilometrówka obejmuje zwrot kosztów eksploatacyjnych, takich jak paliwo, oleje, przeglądy, amortyzacja, ubezpieczenie i opłaty drogowe, ale nie wymaga przedstawiania rachunków.
- Pracownik musi prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu, zawierającą daty, trasy, cele podróży oraz liczbę kilometrów.
- Zwrot kosztów w ramach kilometrówki nie jest opodatkowany, o ile przestrzegane są przepisy i prowadzi się rzetelną ewidencję.
- Najczęstsze błędy przy rozliczaniu kilometrówki to brak szczegółowego opisu tras, niedokładne wpisy oraz błędne przypisanie stawek do pojemności silnika.
