Na co zwrócić uwagę wybierając dostawcę usług IT? 5 wyznaczników.

Cały czas słyszysz o digitalizacji procesów, rezygnacji z łańcuszków maili, rozwiązaniach chmurowych… Jak to wszystko wprowadzić w życie, jeśli w Twojej firmie brakuje działu IT? Do kogo się zwrócić i jak wybrać rzetelnego dostawcę usług? Podpowiadamy!

1. Outsourcing IT – czy jest potrzebny?

Aby odpowiedzieć na pytanie „Czym się kierować wybierając dostawcę usług IT?” Warto zapoznać się z pojęciem outsourcingu oraz korzyściami jakie płyną z takiej formy współpracy. Nazwa outsourcing jest składową trzech angielskich słów: „outside”, „resource” oraz „using” i najprościej mówiąc, oznacza ona współpracę z firmami zewnętrznymi, które będą wykonywać zlecone przez nas zadanie. Korzystanie z firm outsourcingowych ma bardzo dużo zalet, są to między innymi:

redukcja kosztów – jest to czynnik, który zawsze przemawia za zmianami, zatrudniając pracownika, lub całą firmę na zasadach outsourcingu uzyskujemy realne oszczędności, ponieważ odchodzą nam takie koszty jak utrzymanie większego biura, tworzenie nowych stanowisk pracy, zakup, oraz konserwacja niezbędnego do pracy sprzętu, a ten w przypadku informatyków musi być specjalistyczny;
możliwość wybrania najlepszego specjalisty – zatrudniając pracownika stacjonarnie, pojawiają się takie bariery jak: miejsce zamieszkania, czas dojazdu do firmy, czy godziny pracy. W momencie, gdy specjalista pracuje zdalnie te problemy znikają, dzięki czemu możemy wybrać najlepszego specjalistę, spełniającego wszystkie oczekiwania względem kompetencji, mało tego może on mieszkać w innym mieście, a nawet kraju i nie będzie to wpływać na jakość współpracy;
dostęp do wielu specjalistów – kolejna wielka zaleta outsourcingu – nie można być najlepszym we wszystkim, dlatego bardzo dobrą opcją jest możliwość zatrudnienia najlepszych specjalistów w swojej dziedzinie. Dzięki takiemu rozwiązaniu zyskujemy nie tylko najlepszy zespół, ale też zwiększamy wydajność, oraz czas realizowanych zadań, ponieważ każdy pracownik może zajmować się innymi projektami, które będą realizowane w tym samym czasie;
wynagrodzenie uzależnione od wykonanej pracy – nie sprawdza się tu zasada „czy się stoi, czy się leży…”. Firma outsourcingowa ma płacone nie za czas wykonywanej pracy, ale za realne efekty, dlatego też powinno jej zależeć na szybkim a co ważniejsze dobrym wykonaniu zlecenia. Na takim podejściu do zadania zyskują obie strony;
elastyczność czasu pracy – jest to bardzo duża zaleta, zwłaszcza jeżeli chodzi o firmy informatyczne. Są sytuacje, kiedy należy przeprowadzić aktualizację systemu, lub wprowadzić poprawki, a zazwyczaj najlepszą porą do takich działań są godziny wieczorne. Dodatkowo osoby zatrudnione na zasadach outsourcingu mają elastyczny czas pracy, więc w przypadku awarii mogą zacząć działać natychmiast;

Sprawdź: https://ttpsc.com/pl/nearshoring-and-offshoring/

2. Branża IT – czym się zajmuje

Dokładnie mówiąc, skrót IT oznacza technologię informacyjną, obejmuje ona wszystkie zagadnienia, które dotyczą różnorodnego przetwarzania informacji. Nie każdy zdaje sobie z tego sprawę, ale branża IT jest na pograniczu dwóch dziedzin – informatyki, oraz telekomunikacji, czerpie ona również wiedzę i doświadczenie z nowoczesnych technologii i zdobyczy branży marketingowej. W swojej codziennej pracy specjaliści IT wykorzystują szeroką gamę narzędzi, które umożliwiają im nie tylko nowoczesne przetwarzanie, czy przechowanie informacji, ale też wspomagają ich w zabezpieczaniu danych, oraz pokazywaniu ich w innowacyjny sposób. To dzięki profesjonalnym narzędziom specjaliści IT mają możliwość gromadzenia, przetwarzania, czy analizowania informacji, które są niezbędne do właściwego działania w innych branżach, oraz procesach. Branża IT rozwija się bardzo dynamicznie, nie inaczej jest też w Polsce. Warto zaznaczyć, że nie jest to zależne od sytuacji gospodarczej panującej w danym momencie w kraju. Ponieważ w obecnych czasach praktycznie każda firma nie funkcjonuje bez komputerów lub maszyn, które do poprawnego działania muszą mieć zainstalowane dedykowane dla oprogramowanie. Mimo że w naszym kraju nie powstają rewolucyjne systemy operacyjne, to wiedza naszych specjalistów jest na najwyższym, światowym poziomie. Na naszym rynku jest bardzo dużo firm informatycznych, które nie tylko wdrażają systemy, ale też prowadzą szkolenia. I właśnie z powodu tak dużej ilości firm ważne jest, aby wybrać tę najlepszą, spełniającą nasze oczekiwania.

3. Na co zwrócić uwagę wybierając dostawcę usług IT?

Wybór odpowiedniego dostawcy usług informatycznych jest kluczową kwestią, jeżeli chcemy mieć pewność, że procesy, oraz bezpieczeństwo w naszej firmie są na najwyższym poziomie. Porównując otrzymane oferty współpracy, należy zwrócić uwagę na 5 ważnych aspektów, którymi są:

doświadczenie – jak wiadomo, każdy kiedyś stawiał pierwsze kroki. Jednak firma IT albo jej pracownicy, którzy nie mają doświadczenia w obsłudze dużych przedsiębiorstw, mogą mieć spore trudności z wdrażaniem odpowiednich procedur. Dlatego też należy wybierać firmy, które mogą przedstawić swoje portfolio, lub udokumentować swoje współprace. Dzięki takiemu podejściu unikniemy problemów takich jak: braki kadrowe, sprzętowe, lub zbyt mała wiedza, która jest niezbędna do wdrożenia danego rozwiązania. Co więcej, jeżeli zdecydujemy się na firmę IT z innego kraju, to warto a nawet trzeba zapoznać się z ich kompetencjami językowymi, ponieważ może to być bariera nie do pokonania, która będzie powodować dużo nieporozumień;

Zobacz: https://ttpsc.com/pl/atlassian/o-nas/

opinie – w obecnych czasach opinia o produkcie, lub usługodawcy jest bardzo ważna. Firma może mieć najlepszą ofertę, obiecywać najlepsze rozwiązania, czy korzystną cenę, jednak jeżeli będą o niej krążyć złe opinie, to nikt się nie zdecyduje na powierzenie jej swoich zadań. Dlatego też tak ważne jest podczas wybierania usług IT sprawdzenie referencji udzielanych przez innych klientów, czy certyfikatów zarówno firmy, jak i jej pracowników. Dobrą praktyką jest wybierać takich partnerów biznesowych, którzy mają doświadczenia nie tylko w naszej branży, ale też w różnych sektorach gospodarki, dzięki czemu mają oni szerszy zakres wiedzy, którą mogą wykorzystać na różnych płaszczyznach;
referencje – nic tak nie reklamuje firmy, jak marketing szeptany, referencje wystawiane przez wcześniejszych kontrahentów są bardzo istotne. Ponieważ o wiele szybciej zaufamy firmie już sprawdzonej, którą ktoś nam polecił, niż tej znalezionej w internecie. Jest bowiem bardzo duże prawdopodobieństwo, że skoro inne przedsiębiorstwo działające w tej samej branży było zadowolone ze współpracy, to my również będziemy;
wielkość zespołu – jest to niezwykle ważne zwłaszcza w przypadku dużych przedsiębiorstw, ponieważ mają one nie tylko duże wymagania, ale też szeroki zakres działań. Dlatego wybierając odpowiednią firmę IT, należy zapoznać się nie tylko z kompetencjami jej pracowników, ale też wielkością zespołu, ponieważ ten składający się z kilku specjalistów może nie być wystarczający do zapewnienia odpowiedniej dynamiki działań;
wzmianki w internecie – najlepszą wizytówką, oraz reklamą profesjonalnej firmy IT jest jej strona internetowa. To z niej możemy dowiedzieć się takich informacji jak na przykład: jaki świadczy zakres usług, dla jakich firm realizowała projekty, lub jakie certyfikaty i uprawnienia posiada. Ale to nie wszystko, bowiem sama strona – jej budowa, działanie, oraz wygląd są doskonałą wskazówką, jakiej jakości usługi oferuje firma IT. Przykładowo, jeżeli jest ona mało estetyczna, pojawiają się błędy, lub jest ona niedopracowana, to znak, że nie warto podejmować współpracy, ponieważ możemy być pewni, że świadczona dla nas usługa również będzie niedbała i złej jakości;