Podróże służbowe, zarówno krajowe, jak i zagraniczne, są nieodłącznym elementem działalności wielu firm. Pomimo ich powszechności, kwestie związane z rozliczaniem delegacji zagranicznych wciąż budzą wiele wątpliwości zarówno wśród pracowników, jak i pracodawców. W tym artykule przybliżymy, jak prawidłowo rozliczać delegacje zagraniczne, zwracając uwagę na kluczowe aspekty prawne i organizacyjne.
Podstawowe zasady delegacji zagranicznej
Delegacja zagraniczna to, zgodnie z definicją, zlecone przez pracodawcę zadanie wykonywane poza miejscem stałego zatrudnienia. W kontekście zagranicznych wyjazdów, pracownikowi przysługuje szereg świadczeń, które mają na celu pokrycie dodatkowych kosztów związanych z podróżą. Do najważniejszych należą dieta, zwrot kosztów przejazdów oraz noclegów.
Każdy wyjazd służbowy wiąże się z określonymi obowiązkami zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów podróży służbowej do wysokości określonej w przepisach, natomiast pracownik musi odpowiednio udokumentować poniesione wydatki. To, jakie dokumenty są wymagane do rozliczenia, zależy od rodzaju środka transportu oraz charakteru wydatków.
Jak rozliczać koszty transportu?
Wybór środka transportu na delegację zagraniczną najczęściej zależy od decyzji pracodawcy. Pracownik może podróżować pociągiem, samolotem, autobusem, samochodem czy motocyklem, a każdy z tych środków transportu wymaga innego rodzaju dokumentacji do rozliczenia. Koszty podróży publicznymi środkami transportu rozliczane są na podstawie biletów lub faktur, natomiast podróż samochodem prywatnym wymaga prowadzenia ewidencji przejechanych kilometrów.
Pracodawca może również zdecydować o zwrocie kosztów ponad limity określone w rozporządzeniu, jednak nadwyżka nie może być ujęta w kosztach uzyskania przychodów. W przypadku podróży samochodem prywatnym, koszty wylicza się, mnożąc przejechane kilometry przez stawkę za kilometr. Aktualne stawki wynoszą:
- Dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm³: 0,5214 zł/km
- Dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm³: 0,8358 zł/km
- Dla motocykla: 0,2302 zł/km
- Dla motoroweru: 0,1382 zł/km
Jak rozliczać diety zagraniczne?
Dieta podczas zagranicznej podróży służbowej przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków. Jej wysokość zależy od docelowego państwa podróży i została określona w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Pełna dieta przysługuje za każdą pełną dobę podróży, natomiast za niepełną dobę stosuje się odpowiednie proporcje:
- Do 8 godzin – 1/3 diety
- 8-12 godzin – 1/2 diety
- Powyżej 12 godzin – pełna dieta
W przypadku zapewnienia przez pracodawcę bezpłatnego wyżywienia, dieta ulega pomniejszeniu odpowiednio: śniadanie – 15%, obiad – 30%, kolacja – 30%. Warto również podkreślić, że dieta nie przysługuje, jeśli pracownik otrzymuje ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, chyba że jest on niższy od należnej diety.
Jak rozliczać koszty noclegu?
Zwrot kosztów noclegów w podróży zagranicznej przysługuje w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach. Jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku, może otrzymać ryczałt w wysokości 25% limitu na nocleg. Pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie kosztów przekraczających ten limit, jeśli uzna to za uzasadnione.
Wysokość limitów na nocleg różni się w zależności od kraju docelowego. Przykładowo, w Niemczech maksymalny zwrot kosztów noclegu wynosi 170 euro, a w Wielkiej Brytanii 220 funtów brytyjskich.
Wysokość diet i noclegów w wybranych krajach
Warto znać stawki diet i limitów na noclegi w najczęściej odwiedzanych krajach przez polskich delegatów. Przykładowe stawki diet w 2023 roku wynoszą:
- Austria: 57 euro dziennie
- Belgia: 55 euro dziennie
- Chiny: 55 euro dziennie
- Czechy: 41 euro dziennie
- Hiszpania: 50 euro dziennie
Jak rozliczać koszty dojazdów?
Pracownikowi przebywającemu na delegacji zagranicznej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów z i do dworca, portu lotniczego czy morskiego. Ryczałt ten wynosi jedną dietę w miejscowości docelowej oraz w każdej innej miejscowości, gdzie pracownik korzystał z noclegu. Dodatkowo, za korzystanie z lokalnych środków komunikacji, przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę.
Ryczałty te nie przysługują, gdy pracownik korzysta z samochodu służbowego czy prywatnego, ma zapewnione bezpłatne dojazdy lub nie ponosi kosztów, które ryczałty miałyby pokryć.
Dokumenty i waluty obce
Podczas rozliczania delegacji zagranicznych często pojawia się kwestia dokumentów w walutach obcych. Pracodawca musi przeliczyć takie wydatki na złote polskie, stosując średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem rozliczenia delegacji. Dokumenty takie jak faktury, rachunki czy bilety wystawiane są na pracownika i stanowią podstawę do rozliczenia.
Jak przebiega proces rozliczenia delegacji?
Pracownik ma obowiązek rozliczyć delegację w ciągu 14 dni od zakończenia podróży. Rozliczenie powinno obejmować wszystkie poniesione wydatki, które muszą być odpowiednio udokumentowane fakturami, rachunkami czy biletami. Często pracownik pobiera zaliczkę przed wyjazdem, a po powrocie musi ją rozliczyć, zwracając ewentualną nadwyżkę lub otrzymując zwrot brakującej kwoty.
Zarówno diety, jak i inne należności z tytułu podróży służbowej, korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego, o ile nie przekraczają ustalonych limitów. W przypadku przekroczenia limitów, pracownik musi zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy od nadwyżki, a pracodawca nie może uwzględnić jej w kosztach uzyskania przychodów.
Co warto zapamietać?:
- Delegacja zagraniczna to zadanie zlecone przez pracodawcę, które wiąże się z dietą, zwrotem kosztów przejazdów i noclegów.
- Stawki za kilometr dla samochodów osobowych wynoszą: 0,5214 zł/km (do 900 cm³) i 0,8358 zł/km (powyżej 900 cm³).
- Dieta zagraniczna wynosi pełną stawkę za każdą pełną dobę, a za niepełne doby stosuje się proporcje: do 8 godzin – 1/3, 8-12 godzin – 1/2, powyżej 12 godzin – pełna dieta.
- Zwrot kosztów noclegów zależy od rachunku, z limitem np. 170 euro w Niemczech i 220 funtów w Wielkiej Brytanii.
- Rozliczenie delegacji musi nastąpić w ciągu 14 dni od zakończenia podróży, a wydatki muszą być udokumentowane odpowiednimi fakturami i rachunkami.
