Firma może legalnie rozliczyć taki wydatek, a księgowość nie powinna mieć z nim żadnego problemu. Sposób ujęcia kosztu zależy jednak od wybranego modelu współpracy. Jak księgowość firmy rozlicza fakturę za usługi freelancera bez firmy? Odpowiedź jest prosta: jeśli w procesie uczestniczy legalna platforma pośrednicząca, dokument traktowany jest jak każda inna faktura B2B od kontrahenta. Jeśli jednak firma decyduje się na bezpośrednią umowę z osobą fizyczną, proces księgowy staje się bardziej złożony i wymaga dopełnienia dodatkowych obowiązków.
Przyczyny unikania bezpośrednich umów z osobami fizycznymi
Wielu przedsiębiorców i menedżerów obawia się angażowania specjalistów nieprowadzących działalności gospodarczej. Obiekcje te nie wynikają z faktu, że taki wydatek nie może stanowić kosztu, lecz z dodatkowych obowiązków administracyjnych, jakie spadają wówczas na dział księgowości.
Decydując się na bezpośrednią umowę z osobą fizyczną (np. umowę o dzieło lub zlecenie), firma wchodzi w rolę płatnika podatku. Oznacza to, że przedsiębiorstwo musi samodzielnie obliczyć, potrącić i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy do urzędu skarbowego. Po zakończeniu roku podatkowego firma ma również obowiązek sporządzić i wysłać wykonawcy oraz urzędowi deklarację PIT-11. Dodatkowo, w przypadku zawierania bezpośrednich umów o dzieło, pojawia się obowiązek informacyjny – konieczność zgłoszenia takiego kontraktu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na specjalnym formularzu ZUS RUD w terminie 7 dni od jego zawarcia.
Taki model jest całkowicie legalny, ale bywa dla firmy po prostu bardziej pracochłonny i wymaga większego zaangażowania zasobów wewnętrznych.
Legalne rozwiązanie poprzez platformę pośredniczącą
Aby zredukować biurokrację i przyspieszyć obieg dokumentów, rynek B2B wypracował model oparty na podmiotach pośredniczących. W tym wariancie przedsiębiorstwo nie podpisuje umowy cywilnoprawnej bezpośrednio z osobą fizyczną. Kupuje usługę od zarejestrowanej spółki (platformy), która zrzesza freelancerów i bierze na siebie ciężar rozliczeń.
Z perspektywy klienta B2B dokumentem sprzedażowym jest tu standardowa faktura VAT wystawiona przez firmę pośredniczącą. To właśnie ten podmiot pełni funkcję płatnika podatku wobec wykonawcy, rozlicza z nim umowę cywilnoprawną i dba o kwestie podatkowe. Przedsiębiorstwo zamawiające usługę płaci za fakturę i na tym kończy się jego rola w procesie. Właśnie na tym mechanizmie opiera się usługa Faktura bez firmy dostępna na platformie Freelancehunt, która umożliwia legalne zakontraktowanie freelancera bez działalności, chroniąc jednocześnie klienta przed formalnościami kadrowo-płacowymi.
Podstawa kosztu uzyskania przychodu w przedsiębiorstwie
Z punktu widzenia prawa podatkowego, aby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, musi być celowy, poniesiony w celu osiągnięcia przychodów (lub zachowania ich źródła) i prawidłowo udokumentowany.
Dla działu księgowości kluczowym dowodem potwierdzającym transakcję jest poprawny dokument księgowy. W modelu pośredniczącym jest nim standardowa faktura VAT. Księgowy weryfikuje na niej podstawowe parametry:
-
poprawność danych nabywcy (dane Twojej firmy) i sprzedawcy (dane platformy pośredniczącej),
-
jasny, precyzyjny opis wykonanej usługi (np. „Stworzenie tekstów na stronę www” lub „Projekt graficzny logo”),
-
kwoty netto, stawkę VAT oraz kwotę brutto.
Prawidłowo wystawiona faktura przez zarejestrowaną spółkę wpisuje się w standardowy obieg dokumentów kosztowych firmy, bez konieczności tworzenia odrębnych teczek osobowych dla wykonawców.
Standardowy proces księgowania dokumentu
Kiedy freelancer bez działalności wykonuje zadanie za pośrednictwem legalnego portalu, proces księgowania w firmie klienta sprowadza się do kilku prostych kroków:
-
Firma zamawia i odbiera usługę za pośrednictwem systemu lub w uzgodniony z wykonawcą sposób.
-
Przedsiębiorstwo otrzymuje fakturę VAT, w której jako sprzedawca widnieje platforma rozliczeniowa.
-
Dział księgowości firmy weryfikuje dokument pod kątem merytorycznym i formalnym.
-
Faktura trafia do ewidencji (najczęściej księgowana jest w kosztach jako zakup usług obcych). Podatek VAT naliczony podlega odliczeniu na zasadach ogólnych, właściwych dla danego przedsiębiorstwa.
-
Zamawiający nie musi odprowadzać zaliczek na PIT, zgłaszać umowy do ZUS ani generować rocznych informacji podatkowych dla wykonawcy.
W ten sposób firma zyskuje potrzebną usługę i pewny dokument kosztowy, a freelancer może pracować legalnie bez konieczności utrzymywania własnej firmy.
FAQ
1. Czy każda faktura za pracę freelancera bez firmy wymaga dodatkowych rozliczeń PIT-11?
Nie. Jeśli fakturę wystawia legalny pośrednik (platforma), to on odpowiada za rozliczenia podatkowe z freelancerem, w tym za wystawienie mu PIT-11. Klient B2B po prostu opłaca i księguje fakturę.
2. Kto figuruje jako sprzedawca na fakturze od freelancera bez działalności?
Jako sprzedawca na fakturze VAT figuruje podmiot zlecający (spółka pośrednicząca lub platforma). Osoba fizyczna nieposiadająca działalności nie może samodzielnie wystawić faktury VAT na własne nazwisko i NIP.
3. Czy muszę zgłaszać umowę na formularzu ZUS RUD, jeśli otrzymuję fakturę od platformy?
Nie. Obowiązek zgłoszenia umowy o dzieło do rejestru ZUS RUD spoczywa na podmiocie, który bezpośrednio zawiera tę umowę z osobą fizyczną. W modelu pośrednictwa robi to (w razie takiego obowiązku) platforma, a nie Twój dział księgowości.
4. Czy wydatek na usługę freelancera bez firmy stanowi pełnoprawny koszt uzyskania przychodu?
Tak. Otrzymując prawidłowo wystawioną fakturę VAT od pośrednika rozliczeniowego, dokumentujesz zakup usług obcych w sposób zgodny z przepisami, co pozwala na bezpieczne zaliczenie tego wydatku do kosztów.
Artykuł sponsorowany
